مقدمه
اصطلاح سازمان مجازي، اولين بار توسط موشويتس در سال 1986 مطرح شد. «مالون» و «ديويدو» MALONE و DAVIDOW اولين كساني بودند كه بهطور دقيق و سازگار در كتاب خود ايده «بنگاه مجازي» را مطرح كردند. سازمان مجازي حيطه وسيعي از فعاليتهاي سازماني اقتصادي و غيراقتصادي را ميپوشاند. كسب و كار الكترونيك شامل كار در خانه(TELEWORK) ، صنايع كوچك و متوسط مجازي تا شبكههاي بزرگ كسب و كار در حيطه فعاليتهاي اقتصادي قرار ميگيرد. از سوي ديگر، در ساير بخشها نيز سازمانهاي مجازي خصوصا در همكاري ميان موسسات علمي، گروهها وسازمانهاي غيرانتفاعي و غيردولتي داراي كاربرد وسيعي است.
مقاله حاضر به بررسي مفاهيم ساختارها و سازوكارهاي سازمان مجازي در حيطه كسب و كار ميپردازد. اهميت سازمان مجازي در اين گونه فعاليتها شامل موارد زير ميشود:
1 – اشتراك و همكاري در منابع، قابليتهاي محوري و تسهيم هزينهها ميان چندين شركت يا موسسه؛
2 – شكلهاي مختلف سازماندهي و امكان انعطافپذيري در سازماندهي؛
3 – وجود فناوري اطلاعات بهعنوان عامل اصلي و تواناساز؛
4 – اجراي عمليات شبكهاي.
ويژگيهاي سازمانهاي مجازي
گرچه از عمر مفهوم سازمان مجازي نزديك به دودهه ميگذرد، ليكن هنوز هم در ادبيات مزبور تفاوت در تعاريف ونگرشها وجود دارد. علت اين امر پويايي مفاهيم و بروز پديدههاي گوناگون و نوين در حيطه مزبور است. لذا در اين مقاله سعي شده تا تعاريف و ويژگيهاي ارائه شده بهگونهاي جامع نظرات متخصصان مطرح اين رشته باشد.
الف – تعريف سازمان مجازي: سازمان مجازي، شبكهاي پويا از سازمانها، شركتها، موسسات و حتي افراد مستقلي است كه در قالب اشكال گوناگون فعاليتهاي كسب و كار گروهي، تحت يك نام مشخص كه الزاما نام واقعي هيچيك از اعضاي شبكه نيست، بهصورت موقت يا دايمي گرد هم آمدهاند تا با تسهيم هزينهها، قابليتهاي محوري، ريسكها و امكانات از فرصتهاي كسب و كار برروي يك بستر فناوري اطلاعات و نيز با بهكارگيري فناوري اطلاعات، استفاده كنند.
ب – ماهيت كسب وكار: كسب و كار سازمان مجازي يك ماهيت نوآورانه، همكارانه، همفزاينده و پويا در قالب عمليات شبكهاي در ميان اعضا (شركتهاي تشكيلدهنده) دارد كه بهصورت فرهنگ سازماني مشخص نيز در عملكرد كليت سازمان بروز ميكند.
ج – ساختارها: در سازمان مجازي گرايش كلي بهسوي از بين رفتن سلسله مراتب عرضي و نيز كاهش نياز به عمليات و ساختارهاي فيزيكي است تا بدين وسيله بهرهوري بيشتري ميان اعضاي شبكه بهوجود آيد. امكان پراكندگي جغرافيايي اعضا و وابستگي نمودار سازماني و شكل روابط به شرايط تشكيل شبكه باتوجه به اهميت ارتقاي اثربخشي عمليات آن از ويژگيهاي ساختاري اين گونه سازمانهاست.
د – مديريت: در سازمان مجازي يك ديدگاه مديريت مشترك و تسهيم فعاليت مديريتي، رهبري، مالكيت تسهيمشده، برنامهريزي و تصميمگيري جمعي، توافقي، عملكرد برمبناي اعتماد، همسرنوشتي و ريسكپذيري گروهي وجود دارد.
ها- بستر و موتور حركت: سازمان مجازي بر روي بستر فناوري و سيستمهاي اطلاعاتي بنيان گذاشته شده و از سوي ديگر فناوري اطلاعات بهعنوان يكي از عوامل پويا و سازنده سازمان مطرح است. تبادل، توسعه، توزيع و تسهيم سازمان يافته اطلاعات و اطلاعات سامان يافته مرتبط و متناسب با سطوح مختلف تصميمگيري- عملياتي، فعاليت اساسي سازمان و نيز حاصل عملكرد قابل قبول آن است كه نهايتا در شكل دانش سازماني مديريت شده متبلور مي شود.
الگوهاي ساختاري سازمانهاي مجازي
در پاسخ به اين سوال كه «چه موقع يك سازمان، مجازي است؟» يك پاسخ مطلق وجود ندارد بلكه برحسب ميزان اغناي شرايط مجازيبودن، ميتوان يك سازمان را در مكان مشخصي از طيف مجازي بودن قرار داد. از اينرو، ميتوان درجات مختلفي از مجازي بودن را باتوجه به سه ويژگي اساسي زير مورد شناسايي قرار داد:
_ فرهنگ سازمان مجازي؛ _ شبكه مجازي؛ _ بازار مجازي.
الف – فرهنگ بهمعناي ميزان موافقتي است كه اعضاي يك جامعه بهلحاظ ارزشها و عقايد مشترك با يكديگر دارند. فرهنگهاي سازماني كه گرايش به تحول دارند، احتمال ميرود بتوانند مجازي شوند و توانايي بالايي بهلحاظ استفاده فعالانه از فرصتهاي درون و برون سازماني دارند.
ب – شبكه مجازي بهمعناي گروهي از سازمانها يا گروه هاي درون سازمانهاست كه تــوسعه و حفظ روابط الكترونيــك براي پيشرفت موفقيتآميز وضعيت مجازي آنها نقش حياتي دارد. روابط درون شبكه غالبا تحت عنوان «مشاركتهاي ارزش افزوده» ناميده ميشود كه بر پايه روابط طولي، عرضي يا همـــزيستانه (SYM BIOTIC) بنا شده است. اين امور مرتبط است با رقبا، همكاراني كه در زنجيره ارزش قرار دارند و نيز فراهمآورندگان خدمات و كالاها كه همگي تحت يك ********ر پوشش داده شدهاند تا در مقابل سازمانهاي خارج از شبكه، به مزيت رقابتي بالاتري، بهصورت جمعي دست يابند.
ماهيت مشاركتهايي كه سازمان مجازي را شكل ميدهند، قدرت و نيز قابليت جايگزينشدن آنها مشخص ميكند كه ساختار بهينه آنها چگونه خواهد بود. شش الگوي سازماني كه براي ساختار سازمانهاي مجازي مناسب تشخيص داده شده به قرار زير است:
1 – صورتهاي مجازي؛ 2 – الگوهاي همپيماني؛ 3 – الگوهاي پيمان ستارهاي؛ 4 – الگوهاي پيمان – ارزشي؛ 5 – الگوهاي پيمان – بازار؛ 6 – كارگزارهاي مجازي.
الف - صورتهاي مجازي، عبارتند از همان سازمانهاي سنتي كه اكنون برروي فضاي مجازي (اينترنت) حضور دارند:
ب - الگوي همپيماني: در اين سازمانها همكاري تسهيم شده ميان چندشركت وجود دارد بهگونهاي كه هر شريك تقريبا سهم مساوي از منابع، قابليتها، مهارتها و دانش را به اشتراك ميگذارد و بدين ترتيب كنسرسيومي تشكيل ميشود. اين الگو براي اجراي پروژهها مناسب است و برحسب توافق شركا ميتواند موقت يا دايم باشد.
ج - الگوي پيمان-ستارهاي: در اين الگو، شبكه هماهنگي متشكل از اعضاي بههم پيوسته وجود دارد كه هسته يا محور را تشكيل ميدهد و در اطراف آن سازمانهاي ديگري بهعنوان اقمار قرار ميگيرند.
هسته مركزي كه رهبريت را بهعهده دارد داراي نقش برتر بوده و قادر است قابليتها، تخصصها، دانش و منابع لازم را براي عمليات تعريف شده و نيازهاي اعضاي فراهم آورد.
د – الگوي پيمان-ارزشي: الگوهاي پيمان ارزشي، طيفي از توليدات، خدمات و امكانات وابسته به يكديگر را برمبناي ارزش قابل دستيابي در يك صنعت يا زنجيره ارزش مشخص گرد هم ميآورد.
شركتهاي عضو اين سازمان مجازي، همگي در كار خود متخصص بوده و در بازار يا قابليت محوري خود كاملا متمركز هستند.
ها- الگوي پيمان-بازار – سازمانهايي كه بر پايه الگوي پيمان بازار ايجاد شدهاند، بهمنظور هماهنگي ساخت و توليد، بازاريابي، فروش و ترويج مجموعهاز توليدات و خدمات متنوع اما سازگار گرد هم ميآيند. تفاوت ميان الگوي پيمان-بازار با الگوي پيمان – ارزش از اين جنبه است كه احتمالا چندين زنجيره ارزش در الگوي پيمان بازار درگير هستند.
و – الگوي كارگزاران مجازي: كارگزاران مجازي درواقع طرحريزي شبكههاي پويا را برعهده دارند. اين كارگزاران فرصتهاي استراتژيك نويني را بهعنوان عرضهكنندگان شخص ثالث ارزش افزوده مانند موارد معمولي بازاريابي اينترنتي و يا كارگزاران اطلاعات ارائه ميكنند كه حول خدمات ويژه اطلاعات تجاري به ايجاد يك ساختار مجازي اقدام ميكنند. اين الگو نسبت به ساير الگوها بيشترين انعطاف را داراست و ويژگي ديگر آن اين است كه معمولا موقتي است.
فرايند تشكيل سازمان مجازي
هنگامي كه يك فرصت كسب وكار تشخيص داده ميشود، نياز به برنامهريزي و ايجاد سازمان مجازي، ايجاد موافقت يا قراردادهاي همكاري ميان اعضا يا شركاي مناسب و تنظيم و آرايشدهي زيرساخت مورد نظر براي اجراي عمليات طبق توافق، پديد ميآيد. مراحل عمده و عمليات لازم براي ايجاد سازمان مجازي در شكل شماره يك آمده است.
عوامل تثبيتكننده سازمانهاي مجازي
در پايداري و تثبيت سازمان مجازي دو عامل نقش اساسي را بازي ميكنند كه بهقرار زير است:
1 – امنيت در كسب و كار و تبادل اطلاعات.
2 – ايجاد جو اعتماد در سازمانها يا شركتهاي عضو سازمان مجازي.
امنيت در تبادل اطلاعات داراي سه جنبه اصلي است كه عبارتند از:
الف – شناسايي، بدين معني است كه يا توسط شخص ثالث مورد اعتماد دوطرف، در مورد آنها تاييديه صادر و يا از طريق تبادل رمز مشترك مورد شناسايي طرفين، مبادله اطلاعات انجام شود.
ب – دسترسي، بدين معني است كه فضاي مورد نياز طرفهاي استفاده كننده از اطلاعات بايد كاملا شناسايي شده و به هر عضو در سازمان مجازي دسترسي مناسب براي استفاده از اطلاعات ارائه شود. در اين راه، وجود ابزارهاي مهمي از قبيل كدهاي شناسايي، ديوارههاي آتش وغيره ضروري است.
ج – انتقال، بدين معني است كه انتقال اطلاعات برروي بسترهاي امن از قبيل شبكههاي خصوصي مجازي(VIRTUAL PRIVATE NETWORK) ويا درون شبكههاي حلقهاي بسته(EXTRANET) كه بين طرفهاي شريك در سازمان ايجاد شده، صورت ميگيرد.
در رابطه باامنيت اطلاعات ديدگاههاي متفاوتي وجود دارد كه در جدول شماره يك دو ديدگاه متفاوت با يكديگر مقايسه شدهاند.
برخي صاحبنظران براين عقيدهاند كه تعريف اعتماد در سازمان مجازي به معناي مكانيسمي براي كاهش بياطميناني يا عدم قطعيت اجتماعي است كه از ويژگيهاي سازمانهاي مجازي است. لذا اعتماد را بهعنوان آمادگي پذيرش ريسك مطرح ميكنند. اين تعريف را در مطالعه اعتماد در تيمهاي مجازي نيز بهعنوان «اتكا بر رفتار ارتباطي فرد ديگر بهمنظور دستيابي به يك هدف مطلوب اما در عين حال غيرقطعي در يك موقعيت مخاطرهآميز» بهكار بردهاند. بنابراين، كلا ميتوان اعتماد را بهعنوان مجموعهاي از اعتقادات و باورها درباره ديگران دانست كه اين امر عنصر مخاطره را در موضوع اعتماد توجيه ميكند. در يك جامعه مجازي، رفتارهاي فرصتطلبانه ممكن است به اعمالي از قبيل فروش غيراخلاقي اطلاعات محرمانه شخصي يا سازماني، استفاده از جامعه مزبور در جهت عرضه كالا و غيره منجر شود. در اين جوامع بهخاطر امكانات وسيعي كه بهلحاظ ناشناس سازي افراد و سازمانهاي اقدامكننده وجود دارد، اجراي رفتارهاي فرصتطلبانه بسيار سادهتر و كشف آنها توسط قربانيان بسيار مشكلتر از جوامع معمولي است.
برخي از عواملي كه اعتماد طبق آنها تعريف ميشود و آن را قابل اندازهگيري ميكند بهقرار زير است:
1 – پاسخگوبودن به ديگران (ديگر سازمانها و شركتها). اين معيار طبق موارد زير تعريف ميشود:
الف – ارائه پاسخ در زمان مورد انتظار و تعيين شده (تعداد دفعات، موقعيتها،...)؛
ب – كيفيت پاسخهاي ارائه شده (عالي، خوب، متوسط، بد، خيلي بد).
2 – مشاركت اطلاعاتي عبارت است از ميزان راهدادن ديگران به حريم اطلاعاتي خود. اين معيار را با سوال درباره آمادگي و علاقه ديگران (ساير شركتها يا موسسات) براي به اشتراك گذاشتن اطلاعات خود ميتوان سنجيد.
3 – تمايل به اعتماد. اين معيار را با سوال درباره آمادگي و علاقه به وابستگي به ديگران يا ميزان آمادگي به واگذاري امور خود به ديگران ميتوان سنجيد.
اين موارد را تحتعنوان الگوي تاثير اعتماد در تبادل اطلاعات، در شكل شماره 2 ميتوان ديد.
اصول ايجاد اعتماد در سازمانهاي مجازي
اعتماد بهمعناي هماهنگي ساده نيست. مسلم است كه توافق كامل در همه زمينهها امري بسيار پيچيده است. بااين همه در يك رابطه مبتني بر اعتماد، تضادها باعث ايجاد انگيزه براي شناخت عميقتر و جستجو براي يافتن راهحلهاي سازنده ميشود. اعتماد، باعث ايجاد خيرخواهي ميشود و لذا هنگامي كه يك شركت دست به كاري ميزند كه مورد علاقه ديگري نيست، همچنان ارتباطات قبلي را حفظ ميكند. وجود اعتماد به ما اطمينان در حفظ رابطه را نويد ميدهد و زمينه را براي اطمينان بيشتر فراهم ميكند. «باوجود بياعتمادي، نميتوان در كسب وكار به نتيجهاي دست يافت، لذا اعتماد سنگ بناي روابط ماست.»
منظور از اعتماد در يك اتحاديه كسب و كار عبارت از اين است كه: هر شركت براي دستيابي به نتايجي در وراي آنچه از طريق دادوستد معمول قابل دستيابي است، بتواند به ديگري تكيه كند. اين مفهوم به مجموعهاي از شرايط و الزامات هشتگانه زير ميانجامد:
1 – نياز متقابل باعث ايجاد فرصت و همكاري ميشود؛
2 – روابط متقابل فردي ميان انسانها اساس ايجاد ارتباط ميان شركتهاست؛
3 – همكاري نزديك و مشترك ميان مديران ارشد شركتها باعث ايجاد ارتباطات ميان كاركنان آنها و گذر از مرزها ميشود؛
4 – اهداف مشترك، عملكرد شركتهاي همكار را هدايت كرده و بهبود ميبخشد؛
5 – شناخت و حفظ حريمهاي امنيتي باعث ترويج مشاركت در اطلاعات و دانش ميشود؛
6 – عزم و اراده همكاري باعث ايجاد شوق به كار بيشتر و عميقتر خواهد شد؛
7 – سازمانهايي ميتوانند با يكديگر همكاري كرده و جفت وجور شوند كه انعطافپذير باشند؛
8 – تداوم همكاري باعث ادامه و رشد شناخت سازمانها و شركتها از يكديگر ميشود و اين امر بهنوبه خود باعث همكاري گستردهتر، عميقتر، پايدارتر، و دانشآفرينتر خواهد شد.
نتيجه گيري
توسعه تكنولوژي اطلاعات و تحولات مفهومي و ساختاري در مديريت بنگاههاي اقتصادي ما را از مفهوم سازمان سنتي به سوي سازمان مجازي و عمليات شبكهاي سوق داده است. ايجاد و مديريت اينگونه سازمانها ، چالشهايي را با خود بههمراه دارد كه از مهمترين آنها چگونگي ساختار سازماني، ايجاد روابط سازماني، روابط ميان انسانها، نقل و انتقالات اطلاعات، چگونگي اجراي پروژهها و تقسيم كار، اعتمادسازي و مسئله امنيت در تبادلات است.
مسايل فوق گرچه در مقاله حاضر حتيالامكان باتوجه به جوانب امر و محدوديتهاي آن مورد بحث واقع شده، ليكن هدف نگارنده اين بوده كه با طرح آنها، زمينه را براي حساسسازي جهت ارائه تحقيقات فراهم سازد. زيرا توسعه اينگونه سازمانهاي شبكهاي امري اجتنابناپذير است ورود به اين عرصه مستلزم آگاهي از فرصتها و چالشهاي آن است.
منابع و ماخذ
1 – GREINER. R AND METES. G (1995). GOING VIRTUAL.
2 – CHRISTIE P.M.J LEVARY R.R. VIRTUAL CORPORATIONS: RECIPE FOR SUCCESS. INDUSTRIAL MANAGEMENT VO140, NO 4, 1998, PP 7-11.
3 – ERBEN, KATHRIN, KLAUS: CORPORATION NETWORKS TOWARD VIRTUAL ENTERPRISES: VONET NEWSLETTER VOL 1,NO 5, 1 DECEMBER 1997.
4 – GALLEGOS F, POWELL SR. TELECOMMUNICATION NETWORKS IN VIRTUAL CORPORATIONS, IS AUDIT & CONTROL JOURNAL VOL III 1997, PP 26-28.
5 – IMPACT PROGRAMME (12 SEPT 1998), EXPLOITING THE WIRED-UP WORLD. BEST PRACTICEIN MANAGING VIRTUAL ORGANIZATIONS, WWW.ACHIEVE.CH.
6 – KNOWLEDGE MANAGEMENT AND VIRTUAL ORGANIZATIONS PP 144-149 YOGESH MALHOTRA, IDEA GROUP PUBLISHING 2000.
7 – CAMARINHA MATOS, H. AFSARMANHS, R. RABELO SUPPORTING AGILITY IN VIRTUAL ENTERPRISES E-BUSINESS & VIRTUAL ENTERPRISES PP 90.91. KLUWER PUBLISHERS 2001..
8 – MANAGING INFORMATION TECHNOLOGY IN GLOBAL ECONOMY, EDITED BY MEHDI KHOSROWPOUR, PP 467-471.
9 – CATHERINE RIDING. DAVID GEFEN. THE DEVELOPMENT OF TRUST IN VIRTUAL COMMUNITIES. MANAGING INFORMATION TECHNOLOY IN A GLOBAL ECONOMY. IDEA GROUP PUBLISHING 2001 PP 374-377.
